Zarządzanie kadrami nigdy nie jest sprawą łatwą, a najczęściej bywa niezwykle skomplikowane. Niestety, ale każda firma zatrudniająca przynajmniej jedną osobę musi zajmować się także związaną z nią ewidencją. Nie wszyscy pracodawcy zatrudniają w tym celu specjalistów od kadry, niektórzy natomiast decydują się na wybór specjalnych programów do obsługi HR-u. Poniżej przyglądamy się takim systemom z bliska – podpowiadamy jakie są ich najważniejsze funkcje i udogodnienia, do czego służą systemy HR oraz kto i dlaczego powinien po nie sięgać.
HR system – czyli jak przyspieszyć działanie kadr oraz płac
HR system to rozwiązanie dedykowane do niemal wszystkich typów firm, niezależnie od rodzaju działalności, którą się zajmują oraz ich profilu i rozmiaru. Do czego służy system HR? Przede wszystkim – wspiera on działanie systemu kadr, pozwalając na jego szybsze i sprawniejsze działanie. Wbrew pozorom, jest to niezwykle ważna sprawa, gdyż działanie kadr opiera się na regulacjach prawnych, które zmieniają się na bieżąco i z każdym rokiem. W rezultacie – nie wszyscy przedsiębiorcy mają czas, by śledzić te zmiany oraz wynikające z nich konsekwencje.
Wówczas, dużym ułatwieniem jest skorzystanie z systemu HR dedykowanego właśnie dla polskich przedsiębiorstw. Najczęściej oprogramowanie takie jest na bieżąco aktualizowane zgodnie z wprowadzanymi zmianami w kodeksie pracy oraz innych ustawach i przepisach szczegółowych. Warto podkreślić ten fakt, że kluczową sprawą w działaniu systemu kadr jest właśnie jego dostosowywanie do zmieniających przepisów prawa krajowego, co pozwala uniknąć niezamierzonych błędów.
Systemy HR w Twojej firmie – najważniejsze i kluczowe funkcje
Przeglądając ofertę dostępnych systemów HR warto zwrócić uwagę na najważniejsze funkcje, które mogą one pełnić, a także na moduły dodatkowe. Przede wszystkim – ważna jest możliwość ewidencjonowania wszelkich działań związanych z kadrami i płacami. Pomocna jest możliwość definiowania składników płacowych dla poszczególnych pracowników, a następnie automatycznego obliczania wysokości wypłat. Niektóre dostępne systemu są pod tym względem kompatybilne z programem Płatnik i pozwalają na swobodny przesył informacji. Warto też zwrócić uwagę, czy interesujący cię program HR korzysta z szablonów kadrowych oraz czy pozwala na ich edycję.
Wielu przedsiębiorców korzystających z systemów HR zwraca uwagę na działania związane z kartami pracy. Kluczowe sprawy to między innymi możliwość rejestrowania kosztów oraz czasu pracy, z dużą dokładnością – na przykład co do jednej minuty. Również procesy i działania wykonywane zazwyczaj samodzielnie przez pracowników działu kadr zostaną usprawnione. Mowa między innymi o samym obliczaniu wysokości wypłat.
Pomocne są też funkcje związane z tworzeniem wizualizacji gromadzonych danych oraz ich przedstawiania w formie nadającej się do dalszej analizy oraz podejmowania na ich podstawie decyzji. Dużym ułatwieniem z perspektywy samych pracowników działu kadr jest możliwość grupowej edycji danych oraz korzystanie z karty pracy w wersji WWW.
